Hyvän johtajan takana on tehokas assistentti

Johdon assistentti Mari Autio pyrkii olemaan työssään aina pari askelta muita edellä. Siksi hän on oppinut pohtimaan ennalta sekä mahdolliset että mahdottomat vaihtoehdot.

Teksti: Riikka Hollo Kuvat: Paula Virta
Elisalla on yli 4000 työntekijää. Tässä sarjassa tutustutaan elisalaisiin ja heidän työhönsä.

6.00

Mari Aution päivä alkaa, kun AC/DC:n Back In Black kajahtaa puhelimesta. Hän päästää koirat takapihalle ja aloittaa aamutoimet. Koirien ruokinta ja aamulenkki lähimetsikössä kuuluvat jokaiseen aamuun. Työpäivän Mari aloittaa jo kotona. Hän katsoo puhelimesta sähköpostit ja hoitaa kiireelliset asiat.

”Assistentin on oltava tilanteen tasalla ja aina pari askelta muita edellä.”

9.00–10.00

Sisäisen viestinnän tiimikokous Elisan pääkonttorilla Pasilassa.

”Suunnittelimme yksikölle onnistumisten kuukautta, jonka aikana kerätään tiimeiltä valokuvia parhaista onnistumisista. Kuvat ja tarinat julkaistaan intranetissä.”

Marin mielestä parhaita hetkiä ovat ne, jolloin hän huomaa onnistuneensa auttamaan muita.

”On palkitsevaa työskennellä todella kovatasoisten ammattilaisten kanssa – ja kun pitää korvat ja silmät auki, oppii koko ajan uutta.”

divider-grey

 

mariautio-henk1

 

Kuka hän on?

Mari Autio, 39 Johdon assistentti, Yritysasiakkaat-yksikkö, Elisa Oyj Perhe: Kääpiöpinseri, pinseri ja dobermanni. Harrastukset: Ratsastus, koirien kanssa lenkkeily ja palveluskoiralajit sekä musiikin kuuntelu. Motto: “No point in stressing over something you can't change. Move on and grow stronger.”

divider-grey

10.00–11.00

Marin sähköposti kilkattaa vähintään 50 viestin päivävauhtia. Sen lisäksi Mari seuraa Yritysasiakkaat-yksikön johtajan ja työparinsa Timo Katajiston sähköpostia sekä tiimin yhteistä sähköpostilaatikkoa, johon tulevat kaikki yleiset, assistenttien toimenpiteitä vaativat tehtävät. Aamupäivään kuuluu myös palaverien ja tapaamisten sopimista sekä johtoryhmän kokouksen agendan suunnittelua.

 

11.00–11.30

Yhteinen lounas tiimiläisten kanssa on tärkeä osa päivää. Henkilöstöravintolan pöytään istahtaa usein eri assistenttitiimien kollegoita ja muita tuttuja kuulumisia vaihtamaan.

”Assistentit ovat organisaation käveleviä tietopankkeja, jotka opastavat ja neuvovat asiassa kuin asiassa. Tässä työssä verkostot ovat tärkeitä. Jollen tiedä vastausta itse, tiedän keneltä voin kysyä.”

Mari on työskennellyt Elisalla vuodesta 1996, jolloin hän tuli kesätöihin asiakaspalveluun. Pitkästä historiasta talossa on hyötyä, kun jokin asia kaipaa selvittämistä.

 

11.30–13.30

Marille tulee tehtäviä pitkin päivää kasvotusten, puhelimella, tekstiviestillä, sähköpostilla ja Lync-pikaviestimellä. Marin tavoitteena on ennakoida mahdollisimman monet pyynnöistä.

“Mitä enemmän telepatiaa, sitä paremmin assistentti on tehtävässään onnistunut. Telepatiaa oppii kokemuksen kautta mutta myös miettimällä kaikki mahdolliset ja mahdottomatkin vaihtoehdot. Ja muistuttamalla säännöllisesti itselleen, että olettaminen on kaiken tyrimisen äiti.”

 

Mariautio2

13.30–17.00

Kuukausipalaveri tiimin kanssa. Palaverissa käydään läpi ajankohtaisia asioita.

”Tärkeä osa työtäni on toimia Yritysasiakkaat-yksikön assistenttitiimin esimiehenä”.

Palaverin jälkeen Mari jää vielä valmistelemaan seuraavaa päivää. Hän käy läpi oman ja työparinsa Timon kalenterin sekä suunnittelee seuraavan päivän työt. Assistentin työ on vaativaa ja vaihtelevaa. Töitä on paljon, eikä kaikkia asioita saa valmiiksi saman päivän aikana.

”Tässä työssä täytyy pystyä pitämään pää kylmänä ja säilyttämään toimintakyky yllättävissäkin tilanteissa. Assistentti ei saa olla se, jonka hermot pettävät tiukan paikan tullen. Ja vaikka syke joskus lähentelee kahtasataa, ulospäin täytyy näyttää, että homma on hallinnassa. Palveluskoiratermein sanottuna assistentilla tulee olla erinomainen hermorakenne, hyvä toimintakyky ja riittävästi taistelu- ja puolustushalua.”

 

Lue lisää elisalaisten uratarinoita täältä.